tableau de bord (suite)
Précautions à prendre
Pour qu’un tableau de bord soit efficace, il faut respecter un certain nombre de principes. Des tableaux de bord trop complets ont parfois servi à décorer les murs du bureau du président et sont tombés en désuétude ; mieux vaut donc prévoir peu de chiffres, mais régulièrement consultés et tenus à jour. La rapidité d’information est également plus importante que la précision rigoureuse des chiffres. Les réalisations doivent toujours être confrontées aux prévisions. Fastidieux à lire, les tableaux de chiffres gagneront parfois à être présentés sous forme de schémas, de graphiques, sans toutefois en abuser : un recueil de 80 courbes est peu utilisable. Les indices sont plus faciles à percevoir que les chiffres bruts. D’autre part, un tableau de bord doit être aussi transportable, quitte à faire réaliser des agrandissements de certains tableaux lorsqu’on veut les utiliser lors de réunions. Subdivisé selon la périodicité de mise à jour utile, il doit être établi au minimum en deux exemplaires, destinés l’un à la mise à jour, l’autre au président. Enfin, certains chiffres, jugés intéressants à une époque, ne le seront peut-être plus ultérieurement ; d’autres manqueront. Le tableau de bord doit donc être revu, élagué et remanié périodiquement. Cette tenue à jour doit être systématique et intéresser tous les exemplaires de tableau existants.
Tenue
Parfois, les chefs d’entreprises aiment, au début, à manipuler eux-mêmes les chiffres pour remettre à jour leur tableau de bord, ce qui leur fait mieux prendre conscience du contenu de celui-ci et des évolutions. Ils en confient ensuite le soin à leur secrétaire ! Pour les entreprises importantes, c’est souvent le service de contrôle de gestion qui s’en occupe.
Il ne peut exister de tableau de bord type ; c’est à chaque dirigeant de préciser les rubriques et les chiffres qui lui seront utiles ainsi que la façon de les présenter. Les renseignements financiers sont assez uniformes, mais le tableau de bord ne doit pas se limiter à eux.
• Tableau de bord des cadres. Chaque responsable dans l’entreprise doit se constituer un tableau de bord qui lui permettra de mieux contrôler son action. Il sera plus simple que celui du dirigeant, puisqu’il concerne seulement une partie de l’entreprise. Dans l’établissement de ces tableaux de bord partiels, deux dangers guettent leurs auteurs : d’une part, faire un travail en double ; d’autre part, obtenir des chiffres non homogènes avec ceux des autres cadres. Lorsqu’il existe un service central de contrôle de gestion, le plus simple consiste à lui faire établir un certain nombre d’éléments communs, à charge par chacun de compléter soit par d’autres chiffres, soit par des présentations (courbes, graphiques, ratios), plus parlants pour son activité.
F. B.
➙ Direction / Fabrication / Gestion financière / Management / Prévisions et objectifs.