approvisionnement (suite)
Contrôle des commandes
La surveillance des commandes peut être préventive (relance avant échéance) ou curative (relance après échéance). Elle peut être également systématique (c’est-à-dire déclenchée pour toute commande) ou sélective, en fonction de l’urgence réelle des besoins, du degré de confiance accordé aux fournisseurs, etc.
Réception
Les modalités du contrôle sont précisées et portent sur les tolérances quantitatives et qualitatives, et le moment du contrôle (chez le fournisseur, en cours ou en fin de fabrication, à la réception).
Magasinage
Le service des approvisionnements est également responsable de la réception physique, des méthodes de rangement, du maintien en bon état des stocks, des opérations de redistribution.
Contrôle
Un tableau de bord des approvisionnements est indispensable pour apprécier le rendement du service : efficacité des actions au niveau des achats et des études (nombre de consultations, nombre de demandes insatisfaites, nombre d’études menées à bien, changements de fournisseurs), frais de fonctionnement, analyse des stocks et tendance des prix.
Ces différentes fonctions se répartissent en deux groupes distincts : celles qui ont trait au long ou moyen terme (études de marché, appréciation des fournisseurs, analyse technique des produits, négociation de contrats-cadres) et celles qui se rapportent au court terme (rédaction des accords, livraisons, stockage, etc.).
Après avoir été passive et dépendante, la fonction approvisionnement joue maintenant un rôle dynamique auprès des services internes de l’entreprise comme vis-à-vis de ses fournisseurs.
Coût de l’approvisionnement
Les approvisionnements représentant de 40 à 60 p. 100 des prix de vente, l’objectif principal du responsable du service sera l’analyse de ce coût et la recherche des actions susceptibles de le réduire.
Prix de revient d’achat
Égal au montant des factures des fournisseurs et des frais de transport et de douane, il varie selon les volumes et les fréquences des livraisons.
Coût d’acquisition ou de fonctionnement
Ce coût semi-fixe, c’est-à-dire variant par paliers en fonction du volume d’achats, comprend les frais de personnel du service des achats et du magasin, les assurances sur les bâtiments et les marchandises.
Coût de possession ou de stockage
Il est égal à la valeur moyenne immobilisée, représentée par le montant du stock moyen de l’article, multipliée par le taux de possession, qui comprend deux termes : le coût du loyer de l’argent ainsi immobilisé et le taux d’obsolescence. À ce niveau, nous ne sommes plus dans la rigueur mathématique, mais dans l’appréciation. Quel taux faut-il prendre ? Celui des banques ou le taux de rentabilité de l’entreprise ? Comment, d’autre part, calculer le taux d’obsolescence ? Celui-ci peut varier théoriquement de 0,5 à 50 p. 100 du prix de l’article, selon qu’il s’agit de tôles (la rouille peut les attaquer) ou de composants électroniques, périmés très rapidement par une technique nouvelle.
Coût des défauts d’approvisionnement
Il s’agit de frais réels, mais délicats à apprécier, parmi lesquels figurent notamment :
— le luxe technique (on approvisionne dans une qualité qui est supérieure aux exigences techniques et à l’usage) ;
— le défaut de qualité ;
— les délais mal étudiés, qui peuvent être imputables aux fournisseurs ou à l’acheteur ;
— les défauts de réception (le réceptionniste a rebuté systématiquement des lots entiers pour quelques articles non conformes ou a accepté trop d’articles défectueux).
Problèmes de structure
Longtemps rattachée aux services de production, la fonction approvisionnement est devenue la direction des approvisionnements ; la nature de ses missions suppose qu’elle puisse faire entendre ses avis, donc qu’elle soit directement rattachée à la direction générale. Son responsable possède une double attribution hiérarchique (sur ses propres services) et fonctionnelle (coordination avec les autres fonctions). À l’intérieur du service se trouvent regroupés tous les organes effectuant les opérations, dont l’ensemble constitue la chaîne de l’approvisionnement. Les arguments en faveur du regroupement de l’ensemble des opérations en un même service ne manquent pas : unité de but de la fonction achat, puissance d’achat, connaissance globale du marché, dépendance des différentes opérations qui découlent les unes des autres, contrôle d’ensemble plus facile. Quelques exceptions sont cependant possibles lorsque l’entreprise compte plusieurs usines, décentralisées géographiquement et possédant un budget propre de fonctionnement. Ainsi défini, le métier d’acheteur demande une formation étendue : connaissance des produits et des marchés, sens de la négociation et de l’administration, compétences économiques et juridiques tant pour la rédaction des contrats que pour le règlement des litiges.
F. B.
➙ Direction / Organigramme / Stocks (gestion des) / Structure.
H. T. Lewis et W. B. England, Procurement, Principles and Cases (Homewood, Illinois, 1948 ; 3e éd., 1957 ; trad. fr. la Fonction approvisionnement dans l’entreprise, Dunod, 1961). / G. W. Aljian (sous la dir. de), Purchasing Handbook (New York, 1959 ; 2e éd., 1966). / P. Michel, Implantations et manutentions (Dunod, 1961). / H. Bernatène, l’Achat, acte numéro 1 de l’entreprise (Éd. d’organisation, 1963). / P. M. Muller, Organisation moderne des approvisionnements dans l’industrie (Éd. d’organisation, 1964 ; nouv. éd., 1971). / R. A. Bolton, Systems Contracting. A New Purchasing Technique (New York, 1966). / Assoc. pour le perfectionnement de l’approvisionnement, Guide de l’approvisionneur (Dunod, 1969). / J. Danty-Lafrance, Stratégie et politique de l’approvisionnement (Fayard-Mame, 1970). / M. Couëtoux, les Problèmes de l’approvisionnement (Dunod, 1972).
