Papyrus 2000 : Logiciel de gestion de bibliothèque

La gestion informatisée d'une bibliothèque

L'INFORMATIQUE AU SERVICE DES BIBLIOTHEQUES

Les bibliothèques publiques ne peuvent pas fonctionner sans l'aide d'un logiciel permettant d'automatiser complètement ou partiellement les tâches suivantes :

Les recherches d'informations, le suivi des inscriptions, la gestion des prêts et des retours des documents, la consultation du catalogue, les réservations, la gestion budgétaire, les statistiques etc.

Toutefois, pour un particulier, l'acquisition d'un logiciel de gestion de bibliothèques n'est pas indispensable sauf si le nombre de documents possédés est important (on peut estimer à 1000 le nombre de documents au-delà duquel une informatisation commence à devenir utile).

LE COÛT DE L'INFORMATISATION

Il faut établir un budget en intégrant les éléments suivants :

• Le matériel
• Le logiciel
• L'installation et le paramétrage
• La formation
• La maintenance du matériel
• La maintenance du logiciel
• Diverses fournitures : Etiquettes, douchette de lecture des codes à barres

Il faut compter environ 4000 euros en moyenne (dont 1000 à 2000 euros pour le logiciel) pour informatiser une bilbiothèque de moyenne importance ouverte au public.

S'il s'agit d'informatiser une bibliothèque personnelle ou une petite bibliothèque de prêts (association, comité d'entreprise, petite bibliothèque municipale) le coût pourra être beaucoup plus faible (de l'ordre de 50 à 100 euros pour le logiciel). 

Quelles sont les caractéristiques que l'ont peut attendre d'un logiciel de ce type ?

A titre d'exemple représentatif nous décrivons ci-dessous les principales caractéristiques du logiciel Papyrus2000 destiné aux bibliothèques personnelles ou aux petites bibliothèques publiques.

 DEFINITION 

Papyrus 2000© est un logiciel documentaire intégré permettant le catalogage de tous types de documents (livres, bandes dessinées, périodiques, articles, cassettes vidéo, DVD, CD etc.) pour les besoins d'une bibliothèque ou d'un centre de documentation privé ou public.

Papyrus2000 : Logiciel de gestion de bibliothèque
Ecran principal du logiciel Papyrus2000
© Gérard LEGAT
Gérard LEGAT

CARACTERISTIQUES GENERALES

· Capacité : Papyrus peut gérer plus de 100 000 documents
(limite théorique: 2 000 000)
· Gestion des exemplaires multiples
· Mots-clés et indexation (générateur automatique de mots-clés)
· Assistant de création d'états personnalisés.
· Système de localisation du lieu de rangement des documents
· Accès internet
· Requête de mise à jour : (Permet de remplacer une donnée par une autre dans la base de données et/ou de définir la position des majuscules/minuscules sur les titres, auteurs, éditeur etc..)
· Correcteur orthographique intégré (multilingue : Français, Anglais, Italien..)
· Traitement de texte intégré
Tous les champs mémo (pour saisir de longs textes) disposent de fonctions très complètes de traitement de texte (attributs couleur, gras, souligné,centrage, recherche/remplacement etc..) et fonctionnent en hypertexte.
· Dictionnaire multimédia (modifiable) et bloc-notes, dictionnaire des citations (modifiable) Le dictionnaire est disponible sous deux formats différents (complet ou mini-dico), il est initialisé avec la biographie des auteurs classiques et contemporains le plus connus et par des mots du vocabulaire philosophique et littéraire, l'utilisateur peut ajouter à son gré de nouvelles entrées, par saisie au clavier ou par copie/coller à partir de sources diverses : fichier texte, internet, CD ROM.
· Impression de jaquettes tout format: Vidéo K7, CD, cassette audio, Disque ZIP, livres (Poche, Club, Grand livre).
· Paramétrage : Papyrus dispose d'un paramétrage très complet permettant à l'utilisateur de définir les différents aspects de son utilisation.
18 tables de références (Genre, sujet, type doc, Pays, format, rangement ..)
Paramétrage des emprunts (nb de documents empruntable par type de doc, durée des prolongations..)
Paramétrage du fond d'écran, logo, assistant de saisie..
Gestion des mots de passe
· Impression des catalogues : Plus de 30 formats de catalogues différents (Catalogue des index par mot-clé, par sujet / auteur, bulletin bibliographique ISBD deux colonnes ou une colonne, étiquettes etc.).
· Tris, filtres et recherche : Système de tris des données, de filtrage et de recherche très simple et rapide.

 CATALOGAGE

· Gestion des documents (code à barres ou clavier) :
Catalogage de tous types de documents : monographies, vidéos, périodiques, CD-ROM, Bandes dessinées,K7 audio, photos...
63 descripteurs disponibles (Titre, Auteur, Editeur, ISBN, Sujet, Genre, Format etc..)dont 6 champs personnalisables.
Gestion des abonnements de périodiques.
Gestion des exemplaires multiples.
Assistant de saisie, requête de mise à jour..
· Gestion des périodiques : Gestion complète des revues, journaux, magazines..
· Gestion par code à barres (saisie manuelle ou par lecteur code à barres), module d'impression d'étiquettes code à barres intégré, nombreux états prédéfinies pour l'édition des étiquettes code à barres.

 GESTION DES PRËTS

Opérations de sortie et de retour avec un lecteur de codes-barres ou à partir du clavier
Blocage éventuel du lecteur en situation irrégulière
Prolongation de prêts
Affichage de l'historique des emprunts à chaque transaction...
· Gestion des réservations :
Un document emprunté peut faire l'objet de plusieurs réservation successives. Lorsque le document est de retour un message informe le bibliothécaire qu'une réservation a été faite. Un écran spécifique permet de gérer les réservations et d'imprimer la liste des réservataires.
· Gestion des adhérents et des contacts :
Le carnet d'adresses comporte 31 descripteurs (nom, prénom, date de naissance, adresse, date d'inscription, cotisation, etc...)
Lettre de rappel individuel ou collectif
Statistiques très complètes : Fréquence d'emprunt par document, répartition des lecteurs par sexe, ville .. Liste automatique des anniversaires à souhaiter, table des codes postaux (39178 villes préenregistrées, contenu modifiable)
· Consultation sécurisée de sa fiche personnelle par le lecteur :
En mode accès public le lecteur peut accèder à son historique d'emprunt par un code confidentiel.
· Envoi d'email collectif

 RECHERCHES

 Module de recherche multicritères :
Critères de recherches avec opérateurs booléens (ET, OU, SAUF), opérateurs de comparaison (<, >, <=, =>, Contient, Ressemble à, Commence par, etc.), opérateurs génériques (Troncature à gauche, à droite). Requêtes de mise à jour. La recherche multicritère peut également s'appliquer sur les mots-clés.
· Requêtes S.Q.L. : L'utilisateur peut créer et sauvegarder ses propres requêtes en langage S.Q.L. et exporter le résultat dans Excel.

 STATISTIQUES

· Statistiques détaillées sous forme de graphiques (2D/3D) ou de rapports. Création de graphiques personnalisés. Possibilité d'exporter et de visualiser tous les résultats statistiques dans une fenêtre Excel sans quitter Papyrus.

 IMPORTATION/EXPORTATION

· Importation/Exportation :
Exportation et Importation des documents ou du carnet d'adresses (format Excel, Lotus, Paradox, Dbase...). Exportation des états au format RTF (dans Word) pour publipostage, génération d'étiquettes, etc...
· Importation et exportation au format UNIMARC : Importation de notices au format international d'échange de données bibliographiques aux normes ISO 2709 recommandations 995, avec filtre et paramétrage complet des zones UNIMARC.
· Détection et correction automatique des anomalies qui peuvent parfois se présenter dans certains fichier d'import unimarc
· Importation des titres des CD audio via les bases CDDB : CDDB (bases de données accessibles par Internet contenant une grande partie des albums CD avec en regard du numéro de série du CD, la liste des titres, l'auteur et le titre de l'album).

 CONFIDENTIALITE/SECURITE

· Gestion par mot de passe (administrateur, utilisateur)
· Système intégré de sauvegarde et restauration

 ACCES DU PUBLIC AU CATALOGUE (O.P.A.C.)

· Interface d'accès du public au catalogue : Ce module permet l'interrogation, mais interdit toute introduction dans la base de données. Il est donc impossible pour les lecteurs de modifier ces données. La Recherche multicritères par mot-clé est disponible en mode O.P.A.C.

 DOCUMENTATION

· Aide intégrée + manuel complet en français (330 pages) au format PDF.
· Didacticiel : Vidéos d'autoformation.

 GESTION DES ACQUISITIONS - SUIVI BUDGETAIRE

· Saisi, édition et suivi des commandes
· Suivi des fournisseurs, relance
· Réception des documents et transfert automatique dans la base de données
· Gestion et statistiques budgétaires