Rares sont les méthodes d’analyse automatique absolument pures. Ce sont en général, à des degrés divers, des mélanges des méthodes indiquées précédemment. Signalons le projet de l’Américain William Climenson, qui préconise des combinaisons de méthodes statistiques et d’analyse grammaticale (analyse « par chaînes ») : on pourrait procéder à une analyse statistique puis syntaxique, ou inverser cet ordre, ou, enfin, attribuer des poids syntaxiques à certains mots (« par exemple un nom apparaissant comme sujet d’une phrase aurait un poids supérieur au même nom se trouvant dans un groupe prépositionnel dépendant du groupe objet d’une phrase »). Jessica Melton expérimenta une combinaison entre analyse grammaticale et analyse sémantique (indexation) : l’indexation serait préalable à l’analyse grammaticale qui, partielle, ne porterait que sur les syntagmes contenant des mots naturels traduits en descripteurs.
La Section d’automatique documentaire du C. N. R. S. a mené en 1966-1968 une expérience similaire, tendant à contrôler la validité de l’hypothèse selon laquelle une analyse grammaticale partielle est réalisable avantageusement : il apparaît en effet que la question cruciale en indexation automatique est celle de savoir comment combiner informations grammaticales et sémantiques, puisqu’il est maintenant prouvé que ni l’une ni l’autre des deux méthodes, grammaticale, sémantique, si elle est appliquée seule, ne peut donner de résultats satisfaisants.
Y. Bar-Hillel, Language and Information (Reading, Mass., 1964). / M. Coyaud, Introduction à l’étude des langages documentaires (Klincksieck, 196) ; Linguistique et documentation (Larousse, 1972). / M. Coyaud et N. Siot-Decauville, l’Analyse automatique des documents (Mouton, 1967). / N. Bely, A. Borillo, N. Siot-Decauville et J. Virbel, Procédures d’analyse sémantique appliquée à la documentation scientifique (Gauthier-Villars, 1970).
documentation
Action de sélectionner, de classer, d’utiliser et de diffuser des documents.
Le progrès scientifique et économique oblige les chercheurs, le chef d’entreprise à une mise au courant permanente. La plupart des entreprises créent leur propre centre de documentation ou au moins confient à un collaborateur la mission de rechercher et de diffuser l’information. C’est un rôle très difficile à remplir : à l’heure actuelle, il paraît près de 100 000 périodiques scientifiques dans le monde, au lieu de 100 en 1800 : deux millions d’auteurs sont publiés annuellement alors qu’il en paraissait environ 5 000 au début du siècle.
But de la documentation
Elle doit collecter, ranger, diffuser l’information pour répondre efficacement aux besoins du « chercheur ». Ce service peut être plus ou moins complet. Il existe des « bibliothèques-archives » qui n’agissent que sur demande et se contentent d’acheter des ouvrages ou des revues, de les classer ou de les diffuser. Elles sont à rapprocher de la classique bibliothèque. Le centre de documentation actif est celui dont le responsable est l’élément dynamique, qui fait ou propose des recherches, sélectionne le fond d’ouvrages à posséder, propose l’information.
Principes de fonctionnement
Pour être efficace, un centre de documentation doit tout d’abord rechercher quels sont les besoins de ses interlocuteurs et comment ils évoluent. La connaissance des sources de documentation est ensuite indispensable. On peut classer ces sources sous deux sortes de rubrique : internes (rapports d’étude, documentations personnelles déjà constituées dans l’entreprise, comptes rendus de réunions, etc.) et externes. Ces dernières, qui varient avec la profession intéressée, sont les plus nombreuses : livres, périodiques, dictionnaires, encyclopédies, annuaires, thèses, revues bibliographiques, catalogues d’éditeurs, traductions, coupures de presse, organismes professionnels publics et privés, ministères, autres centres de documentation, etc. Une fois rassemblés, les documents doivent être analysés et classés. Enfin, il faut en assurer la diffusion. Mais acheter des livres ou des revues et les faire circuler ne suffit pas. Une documentation active réalise elle-même des études documentaires pour ses lecteurs sur leur demande spontanée ou en allant trouver les uns et les autres pour recueillir leurs besoins.
Implantation
La documentation doit être proche de ses lecteurs. Lorsqu’on débute, mieux vaut prévoir la surface assez largement, de façon à pouvoir s’étendre sans déménagements successifs et à s’équiper en rayonnages accessibles (pas plus de 2,20 m de hauteur). La machine à photocopier fait aussi partie de l’équipement de base de la documentation ; grâce à elle, les documents pourront être rapidement diffusés à plusieurs lecteurs.
Classement
Évidemment différente selon les sociétés, la classification est fondée sur un catalogue de mots clés ou sur un système idéologique, à partir duquel les documents sont classés. Il existe de très nombreux modèles de fiches, depuis la fiche simple ne portant que des annotations, en passant par la fiche à perforations marginales, la fiche sélecto, jusqu’à l’ordinateur, ce dernier étant toutefois encore peu employé, même dans les centres de documentation importants.
Moyens de diffusion
La diffusion peut se faire par consultation sur place. Son avantage est d’éviter les pertes d’ouvrages, de supprimer le temps nécessaire pour les relances. Elle présente l’inconvénient de limiter le rôle de la documentation. Il faut que les personnes intéressées viennent vers elle, fassent l’effort de penser à son existence !
La diffusion se fait donc le plus souvent par circulation de documents. Celle-ci peut être organisée de deux façons. On envoie les revues ou les documents aux destinataires en mettant par exemple les noms de chacun sur une fiche attachée au document, chaque lecteur le transmettant au suivant. Malheureusement, il arrive souvent que le document reste bloqué bien avant le dernier destinataire. On peut aussi organiser la circulation « en marguerite » : le document doit être rendu à la documentation après chaque lecture, et c’est la documentation qui renvoie elle-même au lecteur suivant. C’est un procédé plus lourd, mais plus sûr.
