comptabilité (suite)
La comptabilité analytique
La comptabilité analytique a pour objet de guider la gestion de l’entreprise : elle détermine les prix de revient des produits et cherche à définir leur rentabilité. Pour ce faire, il lui est nécessaire d’affecter les charges de l’entreprise à chaque produit.
On procède à une première répartition des frais entre ceux qui peuvent être affectés directement à un produit (matière première consommée, temps de fabrication) et ceux qui ne peuvent l’être (frais d’administration) ; une autre distinction peut être faite entre les frais variant avec les quantités produites et les frais fixes.
Un des problèmes les plus importants qu’a eu à résoudre la comptabilité analytique a été l’affectation des frais indirects aux différents produits. Il est nécessaire pour cela de disposer de « clés de répartition ». Dans cette intention, l’entreprise est divisée en sections, chacune de celles-ci étant constituée en une division comptable dans laquelle on range les éléments des charges qui ne peuvent être affectés directement aux produits. La section est supposée fournir une quantité donnée d’« unités d’œuvre ». L’unité d’œuvre est une unité de mesure destinée à évaluer l’actif de la section (ce peut être le chiffre d’affaires) ; la répartition va se faire en fonction de la quantité d’unités d’œuvre de la section consommée pour fabriquer une unité de produit par rapport à l’ensemble d’unités d’œuvre de la section.
La répartition des frais fixes effectuée, on est en mesure de déterminer les coûts de chaque produit. Ces coûts peuvent être de plusieurs sortes selon les éléments que l’on y intègre : le coût direct ne comporte que les charges directes, affectées à un produit ; le coût fixe contient la partie des charges fixes afférente à la fabrication du produit ; le coût total, ou encore prix de revient total, est la somme de toutes les charges (fixes et variables, directes et indirectes) ; le coût marginal est le coût de production d’une unité supplémentaire.
À chaque coût on peut faire correspondre une marge qui est la différence entre le prix de vente et le coût (on aura donc une marge sur chaque coût direct, une marge sur chaque coût fixe, etc.).
La comptabilité analytique telle qu’elle a été présentée est naturellement un instrument qui reflète le passé. Il est évident que son intérêt, du point de vue de la gestion, réside dans la possibilité de faire des prévisions. Ces prévisions s’appellent des standards : ce sont des normes déterminées par les services de la comptabilité analytique. Quand on compare les standards à la réalisation, on obtient des « écarts » qui permettent de savoir si la gestion a été effectuée dans de bonnes conditions ou non.
Cette méthode de gestion prévisionnelle a été perfectionnée dans la gestion budgétaire et le contrôle de gestion.
La gestion budgétaire et le contrôle de gestion
La gestion budgétaire a pour objet de faire des prévisions sur la marche de l’entreprise et sur les résultats. Pour cela, on découpe l’entreprise en autant de cellules qu’il y a de centres de responsabilité. Pour chacun de ces centres, on détermine un budget, c’est-à-dire que l’on fait la synthèse des dépenses et des recettes du centre. On essaye ensuite d’établir un budget prévisionnel et on fait la comparaison entre réalisations et prévisions, ce qui permet de déterminer un écart.
L’intérêt de la méthode apparaît justement lors de l’analyse des écarts. En effet, celle-ci permet de détecter ce qui est déficient dans un centre de responsabilité, et, par suite, dans l’entreprise. Supposons que l’on constate un écart entre le budget prévisionnel des dépenses du centre « production » et les dépenses réelles, on s’attachera à l’analyse des écarts et on pourra constater par exemple que le prix des matières premières a augmenté, ou, encore, diminué.
Cette méthode permet, lors de la mise en place d’une décentralisation de l’entreprise, d’obtenir une méthode efficace de contrôle : la personne qui gère le budget en a la responsabilité totale ; l’intervention de la direction ne se fait plus lors de chaque décision, mais seulement quand un voyant rouge s’allume. En effet, sur un document que l’on appelle le tableau de bord, la direction d’une entreprise dispose de tous les budgets de l’entreprise et des écarts par rapport à ces budgets ; elle n’intervient que « par exception », quand il est nécessaire de redresser une situation.
L’organisation comptable
L’utilisation d’une comptabilité suppose une organisation permettant de saisir les faits comptables.
On désigne sous le nom d’organisation comptable les méthodes comptables, les systèmes comptables et les procédés comptables.
Les méthodes comptables
Elles comprennent tout ce qui permet de saisir les faits : méthode de permanence d’inventaire, au prix d’achat ou au prix de vente.
Le système comptable
Un système comptable est un ensemble de documents s’articulant les uns aux autres et permettant l’enregistrement des faits comptables. Il existe plusieurs systèmes.
Le système du journal unique utilise quatre documents :
a) le journal à deux colonnes, qui permet l’enregistrement des faits comptables selon leur ordre chronologique par débit ou crédit ;
b) le grand-livre, qui est la collection des comptes utilisés par l’entreprise ;
c) la balance, qui est un document retraçant les totaux de chaque compte au débit et au crédit, d’une part, et des soldes créditeurs ou débiteurs de ces comptes, d’autre part (ce document permet de s’assurer qu’aucune erreur n’a été commise en comptabilité) ;
d) le livre des inventaires.
Le système des grands-livres auxiliaires permet de décomposer le grand-livre en tenant un livre auxiliaire pour chaque compte (ce qui permet en particulier de tenir un compte pour chaque client, chaque fournisseur, etc.). Chaque écriture passée au livre auxiliaire doit être recopiée au grand-livre général ; ce système entraîne donc une charge très lourde pour l’entreprise.
Le système centralisateur remplace le journal unique par des journaux divisionnaires, dont les totaux sont seuls reportés au journal central.